Semesterparagrafen – Har ni koll på inkommande post och svarstider under semesterperioden?

I sviterna efter pandemin har vi sett en viss förändring av kontorsutnyttjandet och hyresgästers lokalbehov. En hög inflation och en dämpning av konjunkturen har också medfört ekonomiska utmaningar för många företag. På hyresmarknaden har man som en effekt av detta bland annat sett en ökning av antalet andrahandsuthyrningar. Ett förändrat lokalbehov och en ansträngd ekonomisk situation kan innebära att vissa hyresgäster har svårt att fullfölja redan ingångna hyresavtal. Detta kan i sin tur medföra att hyresgäster kan försöka ta sig ur ett hyresavtal trots att hyrestiden fortfarande löper och att hyresgästen som huvudregel inte i förtid kan säga upp hyresavtalet eller förhandla om villkoren i hyresavtalet under gällande avtalstid. I hyreslagen finns en regel som är förhållandevis okänd men som kan ställa till med problem för en hyresvärd om det finns hyresgäster som vill komma ur hyresförhållandet. Det handlar om hyresvärdens godkännande vid överlåtelser och hyresvärdens skyldighet att svara inom viss kortare tid. En regel i hyreslagen som ibland har utnyttjats av hyresgäster som vill komma ur hyresförhållandet och som då skickat en förfrågan om överlåtelse av hyresrätten i anslutning till semesterperioden eller andra ledigheter där bevakningen av inkommande post i vissa fall avviker från det normala – därav benämningen semesterparagrafen.

Det är viktigt att fastighetsägare alltid bevakar inkommande post, såväl analog som digital, och ser till att förfrågningar avseende överlåtelse av hyresrätter besvaras senast inom tre veckor. Utgångspunkten i hyreslagen är att hyresgästen inte får överlåta hyresrätten utan hyresvärdens samtycke. Hyresgästen har dock rätt att säga upp hyresavtalet till upphörande i förtid om hyresvärden vägrar samtycke utan skälig anledning eller inte lämnar besked inom tre veckor från hyresgästens förfrågan om att godkänna en överlåtelse.

Kravet om att återkomma med ett besked till hyresgästen är absolut och det räcker inte att hyresvärden återkommer med att svar i sak kommer att lämnas vid ett senare tillfälle eller begär kompletterande information om den kan erhållas utan svårighet eller utan hyresgästens medverkan såsom till exempel kreditupplysning, årsbokslut, uppgift om firmatecknare eller annan information avseende den nya hyresgästen.

Om en begäran om överlåtelse inkommer under semestertider då många ordinarie medarbetare är på ledighet kan det innebära begränsade möjligheter för hyresvärden att utvärdera den nya hyresgästen inom den korta tid som hyresvärden har på sig att svara. Även beslutsfattandet i organisationen kan avvika från det normala på grund av att personer i ledande befattning är på semester. Det kan därför vara bra att man som fastighetsägare har en i förväg bestämd strategi och riktlinjer kring hur man ska hantera förfrågningar om överlåtelser som inkommer i semestertider. En viktig sak är rutiner avseende informationsinsamling om den nya hyresgästen för att så snabbt som möjligt få fram ett beslutsunderlag för att kunna bedöma om den tilltänkte hyresgästen kommer kunna fullfölja de skyldigheter som följer av hyresavtalet. Informationsinsamlingen för ett sådant beslutsunderlag innefattar bland annat ekonomisk information såsom årsredovisningar och kreditupplysning på den tilltänkte hyresgästen samt information om företrädare etc. Interna instruktioner bör också vara tydliga med att alla svar på hyresgästers förfrågningar om överlåtelser bör skickas via rekommenderat brev för att säkra bevisning om att hyresvärden svarat inom den angivna tidsfristen.

Sammanfattningsvis; håll koll på inkommande post och tillse att alla i organisationen kan identifiera en förfrågan från en hyresgäst om att överlåta lokalen. Se också till att det finns upparbetade rutiner för hur en eventuell förfrågan om överlåtelse ska hanteras och att sådana rutiner är väl implementerade i organisationen samt att även semestervikarier är informerade om vad som gäller.

Har ni frågor med anledning av ovan eller vill ni ha hjälp med att ta fram en checklista/interna rutiner och/eller en utbildning för organisationen är ni välkomna att kontakta Hanna Norberg (hanna.norberg@brightadvokat.se).